Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tabalong bekerjasama dengan PT Solusi Arsip Indonesia untuk melakukan penataan arsip ex Dinas Kehutanan dan Perkebunan. Proses penataan arsip ini memakan waktu selama 16 hari kerja.
Proses penataan arsip ex Dinas Kehutanan dan Perkebunan yang dilakukan oleh Dispersip Tabalong melalui PT Solusi Arsip Indonesia dilakukan pada Rabu, 8 November 2023.
Penataan arsip mencakup 102 meter linier dengan estimasi berkas mencapai 3-4 ribu.
Proyek Manager Solusi Arsip Indonesia, M. Rifqi Akviansyah, menjelaskan bahwa penataan arsip terbagi dalam beberapa tahapan, mulai dari rekonstruksi arsip, pemilahan, identifikasi, manufaktur arsip, hingga pemberkasan arsip.
“Lalu setelah kita melakukan rekonstruksi arsip, nanti akan ada penilaian arsip dimana arsip-arsip ini akan kita sesuaikan dengan JRA yang ada. Lalu untuk output hasilnya nanti ada tiga, yaitu daftar arsip usul musnah, daftar arsip permanen, dan juga daftar arsip dinilai kembali.” ujar M. Rifqi Akviansyah, Proyek Manager Solusi Arsip Indonesia.
Sementara itu Kepala Cabang Solusi Arsip Indonesia, Eriko Bagas, menjelaskan bahwa penataan arsip penting dilakukan untuk mempermudah pencarian arsip jika dibutuhkan di masa mendatang.
“Yang pertama itu untuk temu kembali karena kenapa, apabila arsip itu dicari apabila menumpuk pasti itu sangat susah. Belum lagi kondisi arsip di SKPD kebanyakan bertumpuk di dalam gudang, untuk menemukannya itu pasti susah, belum lagi kita tidak tahu apakah arsipnya ada kemudian dalam bentuk fisiknya bagus atau tidak. Nah, kegiatan penataan ini berfungsi untuk mempermudah proses temu kembali serta mengamankan fisik arsip dari hal-hal yang tidak diinginkan.” ujar Eriko Bagas, Kepala Cabang Solusi Arsip Indonesia.
Saat ini, arsip ex Dinas Kehutanan dan Perkebunan masuk dalam tahapan penilaian arsip dan akan dilanjutkan dengan penginputan data yang berfungsi untuk mempermudah pencarian arsip.
Nantinya, penataan arsip akan difinishing dengan melalukan penyampulan dan penataan nomor arsip.
Diketahui penataan arsip oleh pihak ketiga telah tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Menurut regulasi tersebut, penataan arsip dapat dilakukan oleh pihak ketiga berdasarkan perjanjian kerja.
Penataan arsip ini dilakukan oleh perusahaan lembaga penyelenggara jasa kearsipan yang terakreditasi.
(Gazali Rahman, TV Tabalong)
