Agar arsip yang dimusnahkan benar-benar terpilah dengan baik, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong sebelumnya telah melakukan berbagai tahapan dan proses verifikasi. Hal ini dilakukan agar arsip yang dimusnahkan benar-benar arsip yang sudah tidak terpakai.
Hal tersebut dijelaskan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dispersip Tabalong, Rahma Norita, saat diwawancarai usai mengikuti kegiatan pemusnahan arsip dari eks Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral pada Rabu, 4 Desember 2024.
Rahma Norita menjelaskan, sebelum melakukan tahapan pemusnahan arsip, pihaknya terlebih dahulu membentuk tim yang terdiri dari pihak Dispersip Tabalong, Dispersip Provinsi, Inspektorat, Bagian Hukum, serta perwakilan dari Dinas ESDM.
Tim tersebut bertugas melakukan penilaian terhadap arsip yang telah diakuisisi oleh Dispersip Tabalong dari eks Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Tabalong, yang berjumlah sebanyak 8.314 berkas.
Setelah dilakukan penilaian, 8.314 berkas tersebut dibagi ke dalam beberapa kategori, yakni arsip yang dimusnahkan sebanyak 5.089 berkas, arsip permanen yang disimpan di depo arsip sebanyak 2.049 berkas, serta arsip yang dinilai kembali sebanyak 1.176 berkas.
“Adapun arsip yang disusutkan dari tahun 1992 hingga 2017 dengan jumlah 8.314 berkas, dengan rincian arsip yang dimusnahkan sebanyak 5.089, arsip permanen yang disimpan di depo arsip sebanyak 2.049 berkas, dan arsip yang dinilai kembali—yang mana arsip ini bisa disusutkan untuk tahun berikutnya—sebanyak 1.176 berkas,” ujar Rahma Norita, Kepala Bidang P3 Arsip Dispersip Tabalong.
Sementara itu, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan, Muhammad Alfajri, menambahkan bahwa pemusnahan arsip yang sudah berumur di atas 10 tahun harus mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Sedangkan untuk arsip di bawah 10 tahun, harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan daerah sesuai tingkat provinsi maupun kabupaten atau kota.
“Kalau arsip itu masa simpannya melebihi 10 tahun, maka harus mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Tapi kalau masa retensi atau masa simpan arsip itu di bawah 10 tahun, maka tidak perlu mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional RI. Setelah arsip tadi disetujui untuk dimusnahkan, maka kita minta persetujuan. Kalau di tingkat provinsi, minta persetujuan gubernur, tapi kalau kabupaten, minta surat atau SK pemusnahan dari bupati. Kalau sudah keluar SK tersebut, baru bisa dilaksanakan pemusnahan,” jelas Muhammad Alfajri.
Kegiatan pemusnahan arsip ini pun diharapkan dapat menjadi contoh bagi seluruh SKPD di lingkup Pemerintah Kabupaten Tabalong untuk melakukan penataan dan mengusulkan pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai lagi.
(Maria Ulfah/TV Tabalong)
