Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong kembali menerima ribuan berkas hasil penataan arsip dari PT Solusi Arsip Indonesia (SAI). Arsip tersebut hasil penataan dari dinas yang telah bergabung.
PT Solusi Arsip Indonesia (PT SAI) melakukan serah terima arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Tabalong pada Jumat, 21 Juni 2024.
Penyerahan dilakukan atas pengelolaan yang telah dilakukan oleh PT SAI terhadap arsip-arsip yang bersumber dari SKPD yang telah bergabung, yakni BLHD dan Dinas Bapedalda menjadi Dinas Lingkungan Hidup.
Dari pengelolaan arsip yang telah dilakukan, berkas kemudian dibagi dalam dua kategori, yakni kategori berkas permanen dan kategori berkas usul musnah di masing-masing SKPD.
Untuk di BLHD, terdapat usul musnah sebanyak 655 berkas atau 89 boks dan berkas permanen sebanyak 73 berkas atau 17 boks.
Sementara untuk di Bapedalda, terdapat usul musnah sebanyak 2.596 berkas atau 240 boks dan permanen sebanyak 116 berkas atau 18 boks.
Sementara itu, dari arsip Dinas Lingkungan Hidup sendiri, terdapat arsip usul musnah sebanyak 100 berkas atau 16 boks, dan untuk arsip permanen sebanyak 25 berkas atau 5 boks.
“Untuk yang Dinas Lingkungan Hidup, itu ada usul musnah 100 berkas dengan rincian 16 boks. Untuk yang permanen, Dinas Lingkungan Hidup itu ada 25 berkas dengan rincian 5 boks,” ujar Fahim Muridho, Tim SAI.
Pada pengelolaan arsip ini, pihak PT SAI juga melakukan penataan arsip dengan menerapkan kode warna dan juga posisi peletakan arsip berdasarkan SKPD. Hal ini dilakukan agar arsip yang telah disimpan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
“Teknik penyusunannya kita agar temu kembalinya mudah. Setiap dinas kita kasih warna yang berbeda. Jadi, contohnya Bapedalda itu kita kasih warna merah dan seterusnya agar temu kembalinya mudah. Lalu untuk teknik penyusunan, kita mulai barisan yang paling atas itu biasanya bidang kesekretariatan sub bagian keuangan. Selanjutnya, di sebelahnya itu bidang kepegawaian, lalu di bawahnya itu ada bidang persampahan dan lain-lain,” ujar Virgiawan Listamto, Tim SAI.
Sementara itu, Kepala Bidang Pengelolaan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dispersip Kabupaten Tabalong, Rahma Norita, menjelaskan bahwa arsip akan terus bertambah dari waktu ke waktu karena adanya berbagai kegiatan dan pekerjaan yang berlangsung, khususnya dalam lingkup pemerintah daerah.
Karenanya, ia berharap agar sarana dan prasarana yang ada di depo arsip dapat menjadi perhatian pemerintah daerah.
“Kami, bidang pengelolaan perlindungan penyelamatan arsip, khususnya dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong, meminta dan menginginkan agar Pemerintah Kabupaten Tabalong mendukung dalam pembangunan depo arsip yang pertama. Karena apa? Arsip-arsip yang sudah ada di lembaga kearsipan Kabupaten Tabalong di bawah naungan Dispersip ini hampir tidak mampu lagi karena penuh, baik arsip inaktif maupun arsip statis. Arsip statis saat ini juga kami tidak bisa memasukkan ke dalam rol o pack yang mana arsip statis yang permanen harus dilindungi dan rol o pack-nya pun juga kurang. Jadi kami menghimbau kepada Pemerintah Daerah Kabupaten Tabalong, mohon dukungannya dalam hal ini karena depo arsip kita sebenarnya tidak standar lagi,” ujar Rahma Norita, Kabid Pengelolaan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dispersip Tabalong.
Norita juga menambahkan bahwa pihaknya sangat memerlukan adanya tambahan rol o pack atau lemari untuk penyimpanan arsip permanen.
Sehingga arsip dapat benar-benar terjaga dari hama dan berbagai gangguan yang dapat merusak dokumen.
(Maria Ulfah/TV Tabalong)
